Logista Contabile

Oxfam Italia ha avviato dal maggio 2016 in Sicilia l’intervento umanitario OpenEurope per fornire assistenza a migranti e richiedenti asilo esclusi dal sistema di protezione ed accoglienza. L’intervento è stato esteso a Ventimiglia a partire da settembre 2018.Da settembre le attività sono condotte da team mobili composti da operatori socio-legali e mediatori culturali che operano nelle province di Messina, Catania, Siracusa, Ragusa, Caltanissetta e Ventimiglia.  I team mobili forniscono supporto a migranti e richiedenti asilo fuori dal sistema mediante:

• l’informativa legale per metterli a conoscenza dei loro diritti in Italia e in Europa e della loro situazione legale per permettere loro di prendere una decisione informate per il proprio futuro;
• l’orientamento e la facilitazione dell’accesso ai servizi disponibili sul territorio sulla base della mappatura dei servizi esistenti nelle diverse province;

Il programma OpenEurope è realizzato da Oxfam Italia in partenariato con Borderline Sicilia, la Diaconia Valdese, ARCI Porco Rosso in Sicilia e con ASGI a Ventimiglia. .

Nell’ambito del programma nazionale lanciato congiuntamente di lotta alla povertà in Italia, Oxfam Italia e la Diaconia Valdese a Catania gestiscono da aprile 2017 un Community Center in cui sono offerti servizi di orientamento, corsi, laboratori, corsi di alfabetizzazione, sostegno scolastico, mediazione (Catania e Provincia).

Da Maggio 2017, Oxfam Italia Intercultura è impegnata nell’accoglienza dei minori stranieri non accompagnati (MSNA) e co-gestisce insieme alla Cooperativa Utopia il Centro di II Accoglienza per MSNA finanziato da fondi FAMI a Barcellona Pozzo di Gotto (Me) e lo Sprar per MSNA a Messina, in cui svolge attività per l’accoglienza, l’integrazione, attività laboratoriali e formative.

PRINCIPALI FUNZIONI

La figura ricercata avrà due ruoli fondamentali all’interno dell’organizzazione dell’Ufficio Sicilia. Un ruolo di Amministratore e un ruolo di Logista.

Entrambi i ruoli saranno svolti sotto la supervisione del Responsabile Ufficio Sicilia sul territorio per quanto concerne le attività del programma domestico e dall’Humanitarian Program Manager relativamente al programma OpenEurope. La figura garantirà la corretta gestione amministrativa delle attività svolte in Sicilia, con visite di supporto amministrativo ai centri di accoglienza nella provincia di Messina con cadenza bisettimanale e in base alle necessità dei progetti. In particolare: pagamenti e gestione di file cassa (OIT e OII), prima nota, registrazione in NPS dei documenti contabili e riconciliazioni mensili; supporto nella gestione delle procedure amministrative relative alla contrattualizzazione dei mediatori a chiamata (comunicazione con i mediatori, raccolta documenti per attivazione contratti, raccolta e archiviazione schede di presenza, conteggio ore).

Il ruolo di logista prevede il supporto alle attività di programma e sarà quindi svolto in stretto raccordo con gli operatori, il Responsabile Ufficio Sicilia e lo Humanitarian Program Manager. Ambedue i ruoli richiedono un buon livello di autonomia; l’elemento caratterizzante è l’ampia gamma di attività che afferiscono a tale figura, determinando un medio livello di complessità operativa. Questo aspetto del ruolo richiede flessibilità, precisione ed una peculiare competenza rappresentata dalla capacità di presidiare lo svolgimento in parallelo di diverse attività e operazioni.  In particolare, la figura ricercata possiede competenze in ambito gestionale / organizzativo. La conoscenza pregressa di software e gestionali di contabilità è un requisito indispensabile per lo svolgimento delle mansioni amministrative unita alla capacità di analisi finanziaria rispetto a budget di donatori di diversa natura (flussi pubblici e privati). Per il ruolo di Amministratore è richiesta inoltre la gestione ordinaria delle prime note contabili e capacità di elaborazione di previsioni mensili di spesa al fine di garantire il corretto supporto allo svolgimento delle attività progettuali ed al funzionamento degli uffici presenti sul territorio siciliano. Altro requisito richiesto è la conoscenza basilare di principi di rendicontazione finanziaria dei principali donatori istituzionali al fine di monitorare lo stato d’avanzamento del consuntivo a progetto e la sua aderenza alle regole e procedure richieste dai finanziatori.

È richiesta una importante duttilità per transitare velocemente su problematiche e ambiti diversi.

Sono richieste inoltre, una capacità di attenzione e concentrazione suffragate da una propensione al lavoro per obiettivi e risultati, con un importante orientamento alla soluzione dei problemi non disgiunto da una ottima capacità di autocontrollo, in considerazione dell’autonomia organizzativa per i propri ambiti di attività.

Come supporto al procurement deve essere in grado di supportare i processi d’acquisto utilizzando le risorse e gli strumenti a propria disposizione, in un’ottica di razionalizzazione delle risorse e degli investimenti, nel rispetto degli obiettivi dell’organizzazione e la normativa fiscale di riferimento.

Dovrà inoltre essere affidabile e competente nella gestione efficiente ed efficace delle risorse con particolare attenzione alla manutenzione delle strutture ed al dialogo con i fornitori. È richiesta inoltre precisione nella gestione e archiviazione dei documenti.

Nel periodo di collaborazione, rappresenta Oxfam Italia e si impegna a diffonderne i valori, metodologia e approccio di lavoro, in particolare nell’ambito dell’accoglienza e della tutela in ambito legale dei richiedenti asilo. Rispetta il regolamento e il codice di condotta della Confederazione.

TERMINI DI RIFERIMENTO: LE PRINCIPALI MANSIONI

Amministrazione e Contabilità

• Archiviazione e sistemazione documenti contabili
• Invio monitoraggi mensili
• Verifica dei pagamenti e della conformità dei documenti contabili rispetto ai requisiti dei donatori
• Raccordo con ufficio amministrativo e con gli operatori dell’Ufficio Sicilia
• Aggiornamento delle prime note
• Supporto alla pianificazione finanziaria mensile da inviare alla sede
• Riconciliazioni mensili di cassa e banca
• Rendicontazione Finanziaria dei Fondi Gestiti
• Inserimenti in programma di Contabilità

Logistica

• Ricerca dei prodotti/servizi da contrattare e negoziare rispettando il budget di approvvigionamento e in coordinamento con il Grant Manager di riferimento e con i coordinatori di progetto
• Gestione acquisti di propria competenza e proattività nell’identificazione dei bisogni di approvvigionamento relativi alla sede e alle attività di progetto.
• Gestione dei rapporti con i fornitori e identificazione di nuovi fornitori in base alle esigenze operative.
• Monitoraggio dei fornitori e aggiornamento dell’albo.
• Corretta archiviazione di tutta la documentazione relativa agli acquisti e alle forniture delle strutture
• Aggiornamento dell’inventario relativo ai dispositivi tecnologici in uso, alle forniture della sede dell’Ufficio Sicilia
• Gestione del parco auto
• Supporto al coordinamento logistico della sede di Catania
• Prenotazioni alloggi e trasporti, laddove richiesto
• Attivazione e coordinamento con tecnici (idraulici, elettricisti, muratori di zona, etc.) quando necessari alla manutenzione strutture dell’Ufficio Sicilia
• Supporto per la messa a norma e il mantenimento della sicurezza delle strutture della missione (D.lgs 81/08 e relative normative vigenti)
• Accompagnamento delle ispezioni realizzate da autorità competenti con produzione del materiale richiesto.
• Supporto del trasferimento di materiale e della corrispondenza tra le strutture e le sedi di Oxfam.

PRINCIPALI requisitI e competenze richieste

• Laurea o Diploma di scuola superiore
• Almeno 2 anni di esperienza professionale in ambito amministrativo e logistico preferibilmente nel settore no profit
• Conoscenza pregressa ed utilizzo di software contabili
• Conoscenza basilare delle procedure dei principali donatori istituzionali. La conoscenza delle linee guida SPRAR e FAMI è auspicabile
• Buona conoscenza della lingua inglese
• Buona capacità di utilizzare i principali strumenti informatici quali Word, Excel, Sistemi contabili, Power Point, Outlook
• Buone capacità nella stesura di lettere o brevi documenti
• Ottime capacità relazionali
• Ottime capacità di problem solving e spirito di iniziativa
• Ottima capacità di auto-organizzazione del lavoro e di gestione del tempo in funzione degli obiettivi
• Ottima capacità di adattamento e di lavoro sotto stress
• Patente di tipo B

Costituirà requisito preferenziale esperienze pregresse nel ruolo di amministratore presso centri di seconda accoglienza (SPRARo FAMI) e la conoscenza delle aree di intervento di Oxfam in Sicilia.